La Capa 5 define cómo funcionan en la práctica el trabajo diario, la coordinación y el flujo de información. Su propósito es asegurar que las operaciones se mantengan legibles, sostenibles y transferibles, y que no colapsen en jerarquías informales, dependencia o agotamiento.
7.1 Roles y Responsabilidades
7.1.1 Todas las responsabilidades continuas DEBEN asignarse a roles explícitos y con nombre, en lugar de expectativas implícitas o acuerdos informales.
7.1.2 La comunidad DEBE mantener un Registro de Roles que incluya, como mínimo:
- Nombre y propósito del rol
- Alcance de la responsabilidad y autoridad de decisión
- Límites explícitos e interfaces con otros roles, círculos o dominios
- Criterios de elegibilidad (si los hay)
- Duración del mandato, rotación o condiciones de revisión (si las hay)
- Proceso de designación, revisión y remoción
7.1.3 Cada rol DEBE incluir un mecanismo explícito de rendición de cuentas que defina:
- Cómo se revisa el desempeño del rol
- Cómo se gestiona el bajo rendimiento, la sobrecarga o el fallo del rol
- Cómo se realizan los traspasos y la transferencia de conocimiento
7.1.4 Ninguna responsabilidad continua PUEDE existir sin un rol explícito, y ninguna persona PUEDE ser responsabilizada por obligaciones que no estén formalmente asignadas a un rol.
7.1.5 Las responsabilidades temporales o ad-hoc DEBEN estar explícitamente acotadas en el tiempo y NO DEBEN convertirse en continuas sin una definición formal de rol.
7.2 Sistema de Reuniones
7.2.1 La comunidad DEBE definir tipos de reuniones explícitos suficientes para dar soporte a:
- Operaciones
- Gobernanza
- Coordinación y alineación
- Reflexión y aprendizaje
- Gestión de conflictos (según lo requerido por la Capa 4)
7.2.2 Cada tipo de reunión DEBE definir, como mínimo:
- Propósito y alcance de decisión
- Participantes obligatorios vs opcionales
- Cadencia y límites de duración
- Rol de facilitación y proceso de selección o rotación
- Estructura de la agenda
- Requisitos de documentación y publicación
- Requisitos de captura de decisiones cuando se toman decisiones
7.2.3 Las reuniones NO DEBEN exceder su alcance de decisión declarado ni eludir los límites de autoridad definidos en la Capa 2.
7.2.4 La carga de reuniones DEBE estar acotada, monitoreada y ser revisable según lo definido en la Sección 7.4.
7.3 Documentación y Flujo de Información
7.3.1 La comunidad DEBE definir reglas explícitas de documentación para decisiones, roles, operaciones y obligaciones compartidas.
7.3.2 Las reglas de documentación DEBEN especificar, como mínimo:
- Qué información DEBE registrarse
- Dónde se almacenan los registros
- Quién tiene acceso a qué registros
- Plazos de publicación o notificación (si los hay)
- Límites de privacidad y condiciones para el acceso restringido
7.3.3 Todas las decisiones DEBEN ser trazables hasta:
- Tipo y dominio de la decisión
- Rol o cuerpo autorizado
- Mecanismo de decisión y umbral
- Resultado registrado y fecha de entrada en vigor
7.3.4 Los procesos operativos críticos DEBEN estar documentados de modo que la continuidad no dependa de conocimiento tácito de personas específicas.
7.3.5 El flujo de información DEBE diseñarse para prevenir el control de acceso indebido, los cuellos de botella o la dependencia de intermediarios informales.
7.4 Límites de Carga de Trabajo y Capacidad
7.4.1 El tiempo, la atención, la capacidad de coordinación y el trabajo emocional DEBEN tratarse como recursos finitos y limitados.
7.4.2 La comunidad DEBE definir límites explícitos de carga de trabajo, incluyendo:
- Límites a la carga de reuniones (frecuencia, duración o tiempo total)
- Límites a la carga de roles (número de roles, alcance u horas esperadas)
- Expectativas de tiempos de respuesta y disponibilidad (si las hay)
- Mecanismos de renegociación, alivio, sustitución o redistribución
7.4.3 Los límites de carga de trabajo DEBEN ser revisables y ajustables mediante un proceso de gobernanza autorizado.
7.4.4 La sobrecarga persistente, el riesgo de agotamiento, la no-participación crónica o la dependencia de personas que funcionan en exceso DEBEN activar procesos de revisión o reparación según lo definido en la Capa 4.
7.5 Continuidad Operativa
7.5.1 La comunidad DEBE asegurar que ningún individuo sea un punto único de fallo crítico para las operaciones esenciales.
7.5.2 Los roles y procesos operativos esenciales DEBEN incluir:
- Procedimientos documentados
- Mecanismos claros de traspaso
- Acuerdos de respaldo o redundancia cuando sea factible
7.5.3 La planificación de continuidad operativa DEBE revisarse periódicamente.
7.6 Artefactos
7.6.1 Los siguientes artefactos son obligatorios para el cumplimiento de la Capa 5:
- Manual de Operaciones
- Registro de Roles
- Plantillas de Reuniones
7.6.2 Los artefactos de la Capa 5 DEBEN ser:
- Explícitos e inequívocos
- Versionados
- Accesibles para todos los miembros, con protecciones de privacidad claramente delimitadas
- Mantenidos como documentos vivos con propiedad definida y ciclos de revisión
7.6.3 El Manual de Operaciones DEBE definir, como mínimo:
- Procesos operativos esenciales de los que depende la comunidad
- Interfaces entre roles, dominios y tipos de reuniones
- Ubicaciones de la documentación y procedimientos de actualización
7.6.4 Las Plantillas de Reuniones DEBEN definir, como mínimo:
- Estructura de la agenda
- Formato de notas y actas
- Formato de captura de decisiones cuando corresponda
7.7 Invariantes de Capa
7.7.1 Las responsabilidades continuas NO DEBEN existir sin un rol explícito.
7.7.2 Los procesos operativos críticos NO DEBEN depender exclusivamente de la memoria individual, la buena voluntad o la transmisión informal.
7.7.3 La carga de reuniones, la carga de coordinación y el trabajo no remunerado o invisible DEBEN estar acotados y ser revisables.
7.7.4 Las reglas de acceso a la información DEBEN ser explícitas y aplicables.
7.8 Reglas de Explicitud
7.8.1 Lo siguiente DEBE ser explícito:
- Roles y responsabilidades
- Límites e interfaces de autoridad operativa
- Tipos y alcances de reuniones
- Reglas de documentación de decisiones
- Límites de acceso a la información y privacidad
7.8.2 Lo siguiente PUEDE ser explícito:
- Cadencia detallada de reuniones más allá de las restricciones mínimas
- Elección de herramientas para documentación y coordinación
- Calendarios de rotación o sucesión de roles
7.8.3 Lo siguiente DEBE permanecer opcional y fuera de alcance:
- Estilos de trabajo personales
- Preferencias estéticas o culturales
- Coordinación social informal