- Couche : 5 — Opérations & Coordination
- Statut : Modèle — à adapter pour ta communauté
- Référence RCOS : §7.2, §7.6
Les modèles de réunion déclarent l’objectif, le périmètre de décision, le quorum et la structure de chaque type de réunion. Une réunion sans modèle déclaré finira, avec le temps, par accumuler une autorité qu’elle ne devrait pas avoir. Adapte ces modèles et ajoute ou supprime des types de réunion selon les besoins de ta communauté.
Type de réunion : Opérations
Clauses RCOS : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.2.4, 7.6.4
Pourquoi une réunion Opérations régulière ?
La coordination au quotidien a besoin d’un rythme régulier, pas d’improvisation ad hoc. La réunion Opérations est le pouls de la communauté — un espace prévisible pour passer en revue le travail en cours, faire remonter les blocages et prendre de petites décisions opérationnelles. Point crucial : seules les décisions Opérationnelles sont prises ici ; les décisions Stratégiques et Constitutionnelles passent par le processus de gouvernance, de sorte que la réunion ne peut pas accumuler discrètement une autorité qu’elle n’a pas.
Comment remplir ce modèle
Définis l’objectif, le périmètre de décision, les participants requis et optionnels, la cadence, la durée et les règles de facilitation. Limite le périmètre de décision aux décisions Opérationnelles uniquement.
- Objectif :
- Périmètre de décision : Décisions opérationnelles uniquement — ne peut pas prendre de décisions Stratégiques ou Constitutionnelles.
- Participants requis :
- Participants optionnels :
- Cadence :
- Durée limite :
- Facilitation :
Structure de l’ordre du jour
- Tour d’ouverture
- Revue des actions précédentes
- Mises à jour des rôles et domaines
- Points actifs à l’ordre du jour
- Décisions opérationnelles
- Prochaines actions et responsables
- Tour de clôture
Notes et comptes rendus
- Date :
- Facilitateur·rice :
- Participant·es :
- Notes :
Registre de décision (le cas échéant)
- Type de décision : Opérationnelle
- Autorité :
- Mécanisme / seuil : Autorité déléguée
- Résultat :
- Date d’effet :
- Classé dans :
Type de réunion : Gouvernance
Clauses RCOS : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Pourquoi séparer la délibération du vote contraignant ?
Si une réunion peut à la fois discuter et décider, ce sont les personnes présentes ce jour-là qui décident — indépendamment des règles de quorum ou d’autorité. Séparer la délibération du vote contraignant préserve l’intégrité de la Matrice de décision et garantit que les membres absents conservent leur droit de vote.
Comment remplir ce modèle
Cette réunion délibère sur les propositions actives pendant leur période de délibération. La décision contraignante est prise via le processus de gouvernance conformément à la Matrice de décision.
- Objectif : Délibérer sur une proposition active pendant sa période de délibération.
- Périmètre de décision : Délibération uniquement — la décision contraignante est prise via le processus de gouvernance conformément à la Matrice de décision.
- Participants requis :
- Participants optionnels :
- Cadence :
- Durée limite :
- Facilitation :
Structure de l’ordre du jour
- Tour d’ouverture
- Résumé de la proposition
- Questions de clarification
- Délibération ouverte
- Synthèse des positions et prochaines étapes
Notes et comptes rendus
- Date :
- Facilitateur·rice :
- Participant·es :
- Notes :
Registre de décision
- Référence de la proposition :
- Type de décision :
- Autorité : Membres titulaires (collectif)
- Mécanisme / seuil :
- Résultat :
- Date d’effet :
- Lien du vote :
Type de réunion : Coordination & Alignement
Clauses RCOS : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Pourquoi une réunion de coordination dédiée ?
Certains blocages impliquent plusieurs rôles et ne peuvent pas être résolus dans le rythme régulier des Opérations. La réunion Coordination & Alignement offre aux travaux transversaux leur propre espace — pour les dépendances, les passages de relais et les priorités concurrentes — afin que la réunion hebdomadaire ne s’étire pas en essayant de tout absorber.
Comment remplir ce modèle
Utilise ce modèle lorsqu’une coordination entre rôles est nécessaire. Limite le périmètre de décision aux décisions Opérationnelles uniquement et restreins les participants requis à ceux ayant des initiatives actives.
- Objectif : Synchroniser le travail entre les rôles et les initiatives ; faire remonter les dépendances et les blocages ; aligner les priorités.
- Périmètre de décision : Décisions opérationnelles uniquement.
- Participants requis :
- Participants optionnels :
- Cadence :
- Durée limite :
- Facilitation :
Structure de l’ordre du jour
- Tour d’ouverture
- Mises à jour de l’avancement des initiatives
- Blocages et dépendances
- Prochaines étapes
Notes et comptes rendus
- Date :
- Facilitateur·rice :
- Participant·es :
- Notes :
Type de réunion : Réflexion & Apprentissage
Clauses RCOS : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4
Pourquoi accorder à la réflexion son propre type de réunion ?
La réflexion qui n’a lieu que quand le temps le permet n’a jamais lieu. Un type de réunion nommé avec une cadence définie crée l’espace pour regarder en arrière — et empêche la rétrospection d’être éclipsée par l’urgence opérationnelle. Sans cela, le Journal d’apprentissage (Couche 6) reste vide et le cadre cesse d’évoluer.
Comment remplir ce modèle
Cette réunion passe en revue la période la plus récente et alimente le Journal d’apprentissage (Couche 6) et la file des Propositions futures.
- Objectif : Passer en revue l’expérience, repérer des schémas récurrents, capturer les apprentissages, réinjecter les enseignements dans le cadre.
- Périmètre de décision : Peut produire des propositions de changement ; pas d’autorité de décision directe sauf si spécifié dans la Matrice de décision.
- Participants requis :
- Cadence :
- Durée limite :
- Facilitation :
Structure de l’ordre du jour
- Tour d’ouverture
- Faits marquants de la période
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui n’a pas fonctionné / ce que nous ferions différemment
- Apprentissages à retenir
- Mises à jour du journal d’apprentissage et propositions futures
- Tour de clôture
Notes et comptes rendus
- Date :
- Facilitateur·rice :
- Participant·es :
- Notes :
- Entrées du Journal d’apprentissage déclenchées :
- Propositions futures ajoutées :
Type de réunion : Traitement des conflits
Clauses RCOS : 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.6.4 ; voir aussi Couche 4 — Échelle de résolution des conflits
Pourquoi un type de réunion distinct pour les conflits ?
Le travail sur les conflits obéit à des règles que les autres réunions n’ont pas : confidentialité, sélection du·de la facilitateur·rice qui contourne les préférences des parties, protections contre les représailles et registres restreints. Utiliser le modèle Opérations pour une session de conflit violerait discrètement toutes ces règles. Un modèle dédié rend le cadre différent visible dès la première minute.
Comment remplir ce modèle
Utilise ce modèle uniquement pour les sessions facilitées relevant des étapes 2 à 4 de l’Échelle de résolution des conflits. Les règles de confidentialité et de sélection du·de la facilitateur·rice sont régies par la Couche 4, pas par la réunion elle-même.
- Objectif : Faciliter la résolution à une étape définie de l’échelle (Échelle de résolution des conflits, étapes 2 à 4).
- Périmètre de décision : Produit des plans de réparation, des accords ou des décisions d’escalade ; les résultats contraignants nécessitent l’autorité définie dans l’Échelle de résolution des conflits et la Matrice de décision.
- Participants requis : Les parties au conflit ; facilitateur·rice désigné·e (selon les règles de sélection de l’Échelle de résolution des conflits).
- Participants optionnels : Une personne de soutien, avec le consentement écrit mutuel de toutes les parties.
- Cadence : Selon les besoins ; déclenchée par la prise en charge.
- Durée limite :
- Facilitation : Sélectionné·e selon l’Échelle de résolution des conflits (Couche 4) — non choisi·e par les parties elles-mêmes.
Note de confidentialité : Les registres de ce type de réunion sont soumis aux limites de confidentialité et d’accès à l’information définies dans l’Échelle de résolution des conflits (Couche 4). Ils ne sont pas publiés dans le registre général des membres par défaut.
Structure de l’ordre du jour
- Ouverture et règles de base
- Chaque partie partage sa perspective
- Vérification de la compréhension partagée
- Besoins et demandes
- Options de réparation ou d’accord
- Décision ou prochaine étape
- Documentation
Format du registre
Ce registre est confidentiel. L’accès est restreint conformément à l’Échelle de résolution des conflits (Couche 4).
- Date :
- Facilitateur·rice :
- Parties présentes :
- Étape de l’échelle :
- Classe du conflit :
- Résultat :
- Actions convenues (le cas échéant) :
- Destination de l’escalade (le cas échéant) :
- Accès : Parties et facilitateur·rice uniquement ; communiqué aux Membres titulaires uniquement en cas d’escalade à l’étape de gouvernance.
Registre de ratification
- Adoptée le :
- Type de décision : Stratégique
- Version :
- Registre de décision :